Att tänka på när du skall boka konferenslokal

När - Var- Hur
Bestäm i god tid när ett möte sammanfaller bäst så det inte krockar med andra tillställningar.
Kanske man kan förlägga en konferens i samband med mässbesök osv.
Var passar det bäst att förlägga ett möte.
Återspeglar anläggningen det ni söker i form av avskildhet - lantligt - stadsnära m.m
Hur stor lokal behöver ni? behövs grupprum?

Möblering
Hur skall deltagarna sitta?
Oftast finns val i dessa former.
• Biosittning
• Fiskben
• Skolsittning
• Stolar i ring
• Styrelsesittning
• U-bord
• Öar runda eller fyrkantiga bord

Teknik
Behövs tillgång till tekniker?
Mikrofon, antal?
Viktigt är att prova utrustningen innan konferens

Vad vill ni uppnå med mötet/konferensen

Behövs hotellrum
Boka i tid

Offert
Vad ingår i priset? lättast är att jämföra priset per person.

Avbokningsregler
Ta reda på vilka regler som gäller om du måste avboka konferensen.

Förtäring
Fika, lunch, frukt, dryck, specialkost. Kom överens med anläggningen.

Uppföljning, dokumentation
Följ tidigt upp konferensen med att skicka ut dokumenthandlingar.